Coordinador administrativo y logístico (H/M) 

Médicos del Mundo ha estado presente en Colombia desde 30 años en zonas rurales afectadas por un conflicto armado de cinco décadas. A pesar de la firma de los acuerdos de paz entre Gobierno y FARCs a finales del 2016, la seguridad sigue siendo frágil debido a la presencia de otros grupos armados, paramilitares y bandas criminales. El impacto directo en la población sigue siendo muy preocupante.
En los departamentos de Nariño, Meta y Guaviare, los equipos realizan servicios móviles de salud, con un enfoque en la atención primaria, la salud sexual y reproductiva, el apoyo psicosocial a las víctimas de violencia, el fortalecimiento comunitario y la educación a la salud.
Médicos del Mundo también ayuda a las comunidades a conocer y reclamar sus derechos a la Salud ya que es un elemento clave de la construcción de la paz.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO :

 Usted, bajo la autoridad del coordinador general y bajo la supervisión técnica del responsable financiero de la unidad América Latina en la sede, tiene como objetivos principales garantizar la buena gestión administrativa, financiera, logística y de gestión humana de la misión Colombia, y también reforzar las competencias técnicas de los equipos de Coordinación de Terreno y Admin-Log en estos temas.

1. Recursos humanos

Gestión de RRHH
– Realizar los briefings del nuevo personal sobre la parte organizacional de Médicos del Mundo (organigrama, política RH, procesos diversos)
– Garantizar la aplicación de la política de recursos humanos de MdM al nivel de la misión
– Organizar y realizar las capacitaciones necesarias (Excel, saga)
– Para el conjunto de la misión, supervisar los reclutamientos del personal local y planificar los medios necesarios para garantizar la implementación del plan de capacitación anual
– Garantizar la buena organización de las evaluaciones del personal
– Revisar la escala salarial cada año y hacer una propuesta a la sede para validación
– Garantizar la actualización del reglamento interno y de las normas generales de la asociación en colaboración con la coordinación general

Aspectos jurídicos
– Realizar con el coordinador general el seguimiento de las medidas disciplinarias
– Asegurarse de la actualización y disponibilidad de los documentos contractuales, así como de la política salarial para la gestion de RRHH a nivel local
– Garantizar el respeto de las leyes laborales en vigor en el país en colaboración con el abogado y el coordinador general
– Hacer un seguimiento de las demandas laborales y otros asuntos legales con el coordinador general, el abogado y la sede

2. Finanzas

Contabilidad
– Ser responsable de la gestión financiera (contable, presupuestaria) de la misión
– Revisar la contabilidad mensual a nivel de la misión y asegurarse que todos los documentos requeridos sean enviados a la sede

Manejo de caja y solicitud de fondos
– Ser responsable del aprovisionamiento de liquidez para los diferentes programas y bases
– Consolidar las necesidades de las diferentes bases y someterlas a la sede
– Organizar y supervisar todos los aspectos del cash flow incluyendo cash seguridad, y asegurar separación adecuada de funciones y un control sobre las transacciones
– Garantizar la seguridad de las transferencias de fondos y la transparencia en la utilización de los fondos de la misión

Presupuestos
– Coordina y apoya los equipos de programas en la planeación de los presupuestos de los proyectos
– Acompañar y capacitar a los coordinadores de terreno y a los administradores en el seguimiento presupuestario y la construcción presupuestaria
– Supervisar y compilar mensualmente los seguimientos presupuestarios en colaboración con los coordinadores de terreno
– Realizar una análisis continua de los aspectos presupuestarios y financieros de los programas y comunicarla con los coordinadoras de terreno, administradores, el CG y la sede

Procedimientos financieros
– Asegurarse del cumplimiento con las obligaciones contractuales, y de que ellas sean respetadas por los coordinadores y administradores de terreno (reglas de los donantes y de las autoridades locales)
– Identificar, evaluar y proponer medidas para prevenir de fraudes/perdidas y disminuir los riesgos financieros
– Actualizar la guía administrativa y contable en vigor en la misión
– Ayudar a la buena realización de las auditorias de las autoridades locales y de los donantes

Fondos y donantes
– Asegurar el seguimiento del plan de financiamiento de la misión
– Asegurar el seguimiento de los compromisos frente a los donantes
– Apoyar técnicamente a la coordinación general en la búsqueda de fondos
– Realizar los informes financieros para los donantes

3. Logística y seguridad
– Garantizar el respeto de las normas de seguridad (visibilidad, comunicaciones, etc.) con el coordinador general
– Definir, organizar y monitorear la implementación de las normas de seguridad para los bienes y las personas, al nivel administrativo, logístico y financiero
– Asegurar el buen desarrollo, el mejoramiento, la armonización y la implementación de los procedimientos logísticos, a nivel de toda la misión
– Coordinar para garantizar un stock de mercancía (medicamentos, kit, materiales) suficiente a las necesidades de la misión
– Actualizar la guía logística en vigor en la misión
– Acompañar y capacitar a los coordinadores de terreno y el equipo logístico en la buena comprensión y aplicación de los procesos de compras, desde la realización del plan de compras hasta la realización y archivo de las mismas
– Realizar el seguimiento de los estados de parque, tanto digitales como físicos
– Hacer el seguimiento del parque de vehículos, documento de seguimiento de consumo de gasolina, mantenimiento/ reparaciones y análisis

4. Comunicación
– Compilar informaciones, elaborar informes y organizar la comunicación con la sede
– Asegurar el respeto de los procedimientos de intercambio de informaciones y las fechas de entrega en el campo administrativo y financiero
– Participar activamente a reuniones de financiadores y otros organismos relacionados a la gestion de los programas o contexto colombiano

5. Gestión de equipo
– Ser el superior jerárquico de un equipo de 1 persona en Bogotá y el supervisor técnico de 5 en el terreno
– Asegurar y organizar capacitaciones para el equipo bajo su supervisión
– Apoyar y supervisar el personal administrativo y logístico de la misión
– Asegurar el respecto de la ética y de los principios humanitarios de la asociación por parte del equipo bajo su supervisión

CONDICIONES :

Estatus : Empleado

Contrato : Contrato temporal

Duración : 12 meses

Visitas frecuentes al terreno

Salida sin familia

PERFIL REQUERIDO :

Experiencia significativa como administrador logístico con organizaciones internacionales
Experiencia de 2-3 años en la coordinación de equipos
Experiencia significativa como coordinador administrador
Experiencia en el uso del programa SAGA apreciada
Experiencia en gestión de diferentes proyectos y donantes internacionales
Fuerte conocimiento en herramientas de gestión financieras, logísticas y administrativas
Persona con flexibilidad y organización en su trabajo
Persona con gran flexibilidad para viajar a los terrenos (30% del tiempo)
Persona segura, rigorosa y con liderazgo
Persona con buena capacidad de decisión y para enfrentarse a contextos y situaciones estresantes
Persona empática, con diplomacia que le permite comunicar de manera pertinente y adecuada
Buen conocimiento de Excel

Idiomas : Excelente manejo del español, escrito y verbal
Buen manejo verbal del inglés o del francés.

Ud se compromete, acepta compartir los valores de Médicos del Mundo y adhiere a su modelo asociativo.