Consultoría en Médicos del Mundo: Desarrollo de APP de seguimiento de programas estatales e internacionales

NECESIDADES

Médicos del Mundo España cuenta con una aplicación para el registro de los datos de los perfiles individuales atendidos y las actividades realizadas en el marco de los programas que se ejecutan en el Estado español (en 14 comunidades autónomas y Melilla). A través de esta aplicación, se realiza principalmente el seguimiento de las actividades ejecutadas y los perfiles de las personas con las que intervenimos, además de extraer informes para la rendición de cuentas. Esta aplicación fue diseñada a medida y puesta en funcionamiento en 2008. Sobre el mismo diseño, se fueron realizando una serie de actualizaciones orientadas a dar respuesta a nuevas necesidades de la organización.

La aplicación se ha quedado obsoleta y, por ello, planteamos una consultoría para diseñar, desarrollar e implantar una nueva aplicación que permita dar respuesta a las necesidades actuales y que abarque tanto los programas de ámbito estatal como internacional en un entorno que reúna al menos las siguientes características:

• Sencillez de uso (va a ser usada por unas 200 personas, 70 personas nuevas al año) tanto en introducción de datos como en su extracción y análisis.
• Disponible para su uso multidispositivo (móviles, tablets, ordenadores).
• Posibilidad de registro de datos offline.
• Flexibilidad para introducir nuevos campos para el registro de datos y en el diseño de informes, así como para el desarrollo de nuevas funcionalidades en el futuro.
• Teniendo en cuenta que posee numerosos datos personales de un nivel de seguridad alto (datos médicos y de orientación sexual). Debe cumplir el RGPD y las leyes sobre protección de datos personales vigentes.
• Posibilidad de integrar con otras herramientas y aplicaciones (Agresso, PowerBI, SPSS, Office365).

Objetivos específicos que debe tener en cuenta la oferta que se realice:

• Asesorar sobre la mejor opción técnica, incluyendo sus ventajas e inconvenientes y los costes asociados que conllevan (licencias, implantación, migración de datos previos, mantenimiento, etc.)
• Asesorar sobre los recursos humanos y materiales necesarios para la correcta implantación de la nueva aplicación.
• Implantar la solución adoptada en Médicos del Mundo.
• Formar a las figuras clave de la organización en el mantenimiento y uso del aplicativo.
• Recibir una propuesta para que se proporcione soporte técnico, diferenciando la fase de implantación en el que se incluye el soporte operativo, de la fase de explotación final.

REQUISITOS

Requisitos base de la consultoría:

• Diseño (técnico y funcional) y desarrollo de la aplicación conforme al detalle de funcionalidades básicas descrito a continuación.
• Diseño y desarrollo de las funcionalidades ya identificadas por la organización. También detalladas a continuación.

En ambos casos se cuenta con la actitud proactiva de la consultoría para optimizar los procesos generados. Los datos aportados en este documento lo son en la mejor estimación disponible en este momento. Durante la fase de diseño se confirmarán y afinarán los mismos.

La aplicación tendrá que dar respuesta a tres niveles de registro, cuyas funcionalidades principales, resumidas, se detallan a continuación:

1.- Registros individuales:

• Alta, baja y modificación de registros individuales conforme a una estructura de campos distribuida en cinco ámbitos: datos sociodemográficos; historia social; datos clínicos; datos relacionados con vulnerabilidades en salud; datos relativos a las intervenciones llevadas a cabo por los equipos MdM. La estructura será flexible, permitiéndose añadir nuevos ámbitos y, dentro de ellos, nuevos campos de manera sencilla. Todos los ámbitos estarán adaptados para recoger información de carácter tanto cuantitativo como cualitativo.
• Se garantizará la posibilidad de realizar un análisis evolutivo de los datos, estableciendo objetivos individuales o valores meta y observando avances.
• Existirá la posibilidad de vincular/agrupar diferentes registros individuales entre ellos, y asociarlos con variables operacionales o registro de intervenciones.

II.- Registros no individuales:

• Alta, baja y modificación de registros no individuales (acciones dirigidas a perfiles no individuales) según estructura de campos que será definida posteriormente y que permitirá recoger información cuantitativa y cualitativa.

Ambos tipos de registros (individual y no individual) permitirán:

• Asociar un registro a diferentes variables operacionales (proyectos, colectivos, entre otros).
• Realizar búsqueda de los registros a través de palabras clave y diferentes campos.
• Generar, editar y eliminar datos de manera histórica y acumulable en los campos así señalados.

III. Seguimiento de proyectos:

• Alta, baja y modificación de proyectos, con una estructura de campos obligatorios y otros flexibles, existiendo la posibilidad de vincular registros individuales y no individuales a uno o más proyectos.
• Posibilidad de asociar cada proyecto a un nivel superior (estrategia / programa marco).
• Se garantizará la posibilidad de realizar el seguimiento de indicadores de actividad, resultado y objetivo de cada proyecto, asegurando que los datos se puedan: a) importar de los registros individuales y no individuales; b) importar desde bases de datos externas (Excel, SQL, CSV, KoboToolBox, ODK, u otros servicios en línea, etc.) o c) introducir manualmente, así como la posibilidad de establecer valores meta y realizar seguimiento de los avances.

Funcionalidades comunes a todos los niveles de registro:

• La aplicación registrará las modificaciones del registro de manera cronológica y permitirá identificar qué persona usuaria realizó cada modificación.
• Gestión de personas usuarias, a nivel central y descentralizado (sedes autonómicas/terrenos). (administración, gestión y uso lectura). Existencia de sistema de permisos diferenciados según perfil. Las personas usuarias de ámbito descentralizado deben acceder tan solo a la información relativa a su ámbito territorial.
• Sin perjuicio de lo anterior, la aplicación garantizará la posibilidad de trasladar un registro individual de un ámbito geográfico a otro, bajo un sistema centralizado de autorización previa.
• Gestión autónoma por parte de Médicos del Mundo (a nivel de usuario administración central) de los ítems relativos a los campos principales de la base de datos.
• La aplicación permitirá generar y editar listas de distribución para el envío de correos electrónicos (Mailchimp) o mensajes de texto desde la misma aplicación. Estas listas tendrán carácter dinámico, es decir, serán generadas a partir de las condiciones de una búsqueda realizada. Esta función será compatible con el envío de elementos de diferentes formatos (cuestionarios online, materiales gráficos, etc.).
• Incorporación al registro de documentos adjuntos (formatos habituales de texto, hojas de cálculo, presentaciones e imagen).
• Configuración de alarmas y generación de pop-ups con mensajes diseñados ad-hoc por cada usuario de la aplicación para el seguimiento de registros.
• Generación de un proceso de importación de todos los datos de los registros provenientes de la aplicación actualmente en uso.
• Actualizaciones de seguridad y protección de datos que puedan ser pertinentes conforme a la legislación actual.

Requisitos relativos a la explotación de datos:

• Explotación de los datos mediante filtrado y diferentes variables.
• Exportación de datos (campos seleccionados) a archivos Excel/CSV a partir de filtrado.
• Informes predefinidos que permitan extraer datos cuantitativos agregados por cada uno de los niveles de registro. Estos informes permitirán agregar los datos según diferentes niveles de análisis (ámbito geográfico; ámbito operacional; …)
• Informes ad-hoc: la aplicación permitirá diseñar informes ad-hoc que permitirán extraer de manera agregada información cuantitativa o cualitativa según la selección de variables concretas o de palabras clave.
• Informes individuales: se garantizará la posibilidad de extraer informes de carácter individual (por registro) según la selección de variables concretas.
• Se valorará positivamente la posibilidad de que la herramienta ofrezca funcionalidades orientadas a la elaboración o la exportación a otros softwares que permitan la elaboración de gráficas intuitivas

Otras consideraciones a tener en cuenta:

1. La aplicación tendrá que contar con un diseño que permita su uso en 4 idiomas (ES, EN, FR, PT).
2. Número de personas usuarias. Alrededor de 200, con diferentes niveles de acceso conforme a lo arriba descrito.
3. Espacio disponible. El desarrollo se realizará en las máquinas del proveedor. La propuesta debe incluir el traslado al alojamiento definitivo de la aplicación que indicará MdM.

PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

La propuesta técnica contendrá:

• Solución (o soluciones) propuesta(s)
• Equipo de trabajo.
• Experiencia de la organización en trabajos similares y referencias.
• Fecha tentativa de inicio y plazos estimados de ejecución del proyecto.

La propuesta económica contendrá:

• Coste de cada solución propuesta.
• Desglose de los costes por cada concepto (desarrollo, implantación, migración, formación, mantenimiento, soporte a usuarios, entre otros).
• Se detallarán específicamente los costes incluidos en el mantenimiento anual, así como de los materiales formativos en 4 idiomas.

Las empresas preseleccionadas serán invitadas a realizar una demo de la aplicación objeto de su propuesta.

Se valorará positivamente:

• La capacidad para asumir el mantenimiento evolutivo de la aplicación una vez cerrado el proceso objeto de esta consultoría.
• El tipo de soporte online ofrecido a las personas usuarias tras la implantación de la aplicación (duración en el tiempo / coste).

PERFIL COMPETENCIAL y ÉTICO